Ustal budżet
Nawet najlepiej zorganizowana impreza nie ma sensu jeśli budżet nie będzie się zgadzał. Podczas planowania wydatków musisz pomyśleć o wszystkim nawet z małym zapasem. Bądź gotowy na awarię prądu (co za tym idzie: wynajem agregatów), na nagły brak alkoholu czy inne czynniki, które pochłaniają nieplanowane zasoby budżetu a mogą się wydarzyć. Czasem warto odpuścić jedną atrakcję wieczoru na rzecz buforu bezpieczeństwa. Planując budżet warto zadbać o cenę obsługi eventu. Najlepsze ceny zapewniają agencje, które zajmują się kompleksowo organizacją imprez. Jeśli firma jednym transportem i jedną ekipą techników przywozi oraz obsługuje sprzęt nagłośnieniowy, scenę, oświetlenie, fotobudkę, stanowiska do VR, ekran LED i sprzęt do transmisji tego co dzieje się na scenie to może zaproponować najlepszą cenę.
Sporządź scenariusz imprezy
Dobrze zaplanowana impreza to mniej niedomówień i improwizacji podczas jej trwania. Najlepiej jest rozpisać plan ramowy imprezy z orientacyjnymi godzinami jednak pamiętając, że życie weryfikuje najlepsze scenariusze. Dobry plan zapewnia komfort psychiczny prowadzącemu imprezę, DJ’owi, występującym na scenie oraz organizatorom. W ramach imprezy zostawmy zapas czasu na improwizację i bądźmy przewidywalni. W naszej głowie przemówienie prezesa może trwać 15 minut a w rzeczywistości występujący przywita gości, będzie życzył wspaniałej imprezy i zajmie mu to 5 minut. Co zrobić z pozostałym czasem? Jeśli nie wymaga to wcześniejszych przygotowań – przejść do następnego punktu imprezy. Pamiętajmy jednak, że uczestnicy przyszli na wspólną zabawę a nie na wysłuchiwanie przemówień. Krótkie przerywniki w postaci wystąpień są wskazane jednak jeśli trwają zbyt długo albo pauzy pomiędzy nimi są zbyt długie uczestnicy zaczną się nudzić i rozchodzić. Pamiętajmy o zrównoważeniu zabawy ze sprawami organizacyjnymi.
Weź pod uwagę pogodę
Jeśli organizujesz imprezę plenerową musisz wziąć pod uwagę czynniki atmosferyczne. Warto pomyśleć o zadaszonej (wodoodpornej) scenie oraz namiotach gastronomicznych. W razie załamania pogody kilka dni wcześniej, można także mieć w zanadrzu zapasową lokalizację (np. możliwość rezerwacji terminu w hangarze). Oczywiście na niepogodę nie mamy wpływu, jednak można minimalizować szkody spowodowane deszczem czy nagłym spadkiem temperatury.
Przygotuj plan B i C
Przezorny zawsze ubezpieczony. Podczas organizacji imprez ta staropolska mądrość jest bardzo uniwersalna. Na każdą ewentualność trzeba mieć plan zapasowy a najlepiej dwa. Jeśli DJ nie dojedzie warto mieć kontakt do kilku innych, jeśli zabraknie prądu warto mieć numer do firmy zapewniającej agregaty prądotwórcze, a jeśli nie dojedzie catering? No cóż – obdzwaniasz awaryjnie wszystkie zaprzyjaźnione restauracje. Jednak żeby uniknąć wszystkich nieprzyjemnych sytuacji przejdźmy do kolejnego punktu.
Obsługę zostaw profesjonalistom
Impreza z definicji ma być dobrą zabawą i wbrew pozorom Ty jako organizator też możesz bawić się świetnie. 
Wystarczy, że wszystko idzie według planu. Żeby tak było musisz postawić na profesjonalistów. Kiedy imprezą zajmują się ludzie, dla których problemy nie istnieją, mają niesamowite doświadczenie i wiedzą co robić w sytuacjach awaryjnych nawet nie zorientujesz się, że coś poszło nie tak. Impreza ma przebiegać płynnie a Twoi goście mają czuć pełen komfort i przeżyć niezapomniane chwile. Jak znaleźć firmy, które spełnią wyśrubowane oczekiwania? Po pierwsze, szukaj osób (firmy tworzą ludzie) z doświadczeniem – nic tak nie uczy, jak ilość różnorodnych sytuacji, które spotyka zespół z imprezy na imprezę. Po drugie, nie oszczędzaj – oczywiście zdroworozsądkowo. Sztuka polega na znalezieniu odpowiedniego stosunku ceny do jakości. Jeśli nawet agencja nie chce obniżyć ceny to może w tej samej kwocie zastosuje więcej elementów oświetlenia? Cena ta sama a efekt wow gwarantowany.
